Política de privacidade

1. Quem somos e a quem esta política se aplica

O PortaChave é oferecido por Thomas Augusto Gouveia Chaves (Thomas Chaves Soluções em Software), empresário individual, CNPJ 45.281.691/0001-87, com sede em Avenida Monteiro da Franca, 1090, sala 05, Manaíra, João Pessoa/PB, CEP 58038-320. Esta política explica como tratamos dados pessoais no site, no painel das imobiliárias, nos links enviados a locatários, fiadores e proprietários (envio de dados, assinatura, verificação de documento) e no portal.

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: Thomas Augusto Gouveia Chaves, empresário individual, CNPJ 45.281.691/0001-87, privacidade@portachave.com.br.

2. Controladora ou operadora: quem decide o quê

Os dados de locatários, fiadores, proprietários e demais pessoas cadastradas fazem parte da carteira da imobiliária. Ela é a controladora: decide para que e por quanto tempo usá-los. A PortaChave é a operadora: trata esses dados só para prestar o serviço, seguindo as instruções da imobiliária, conforme o acordo de tratamento de dados. Para saber tudo sobre esse uso, consulte também a política de privacidade da sua imobiliária.

Para os dados de quem usa a conta (nome, e-mail, acessos), para cobrar a assinatura e para a segurança do serviço, a PortaChave é a controladora.

Quando a imobiliária usa o recebimento online, a instituição de pagamento (Asaas) também é controladora dos dados que a regulação do Banco Central a obriga a tratar, como a verificação de identidade e a prevenção à lavagem de dinheiro.

3. Dados que tratamos como controladora

• Usuários da conta: nome, e-mail, telefone (se informado), papel na equipe e senha, guardada só de forma irreversível (hash).
• Cliente: razão social ou nome, CNPJ ou CPF, endereço, e-mail de cobrança, plano, faturas e pagamentos da assinatura.
• Uso e segurança: endereço IP, data e hora de acesso, navegador, e o registro das ações feitas na conta (trilha de auditoria).
• Atendimento: o que o Cliente nos escreve no suporte.
• Notificações no navegador, se o usuário ligar: o endereço técnico de entrega fornecido pelo navegador.

4. Para que usamos e com que base legal (dados em que somos controladora)

• Criar e manter a conta, prestar o serviço, atender o suporte e avisar sobre a conta: execução do contrato (LGPD, art. 7º, V).
• Cobrar a assinatura, emitir nota fiscal e guardar os registros fiscais: execução do contrato e cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II e V).
• Guardar registros de acesso por pelo menos 6 meses: obrigação legal (Marco Civil da Internet, art. 15).
• Prevenir fraude e invasão, manter a trilha de auditoria e proteger o serviço: legítimo interesse (art. 7º, IX) e exercício regular de direitos (art. 7º, VI).
• Medir o uso do produto para melhorá-lo, com estatísticas que não identificam pessoas da carteira: legítimo interesse (art. 7º, IX).

Não vendemos dados, não os usamos para publicidade e não os entregamos a corretores de dados.

5. Dados da carteira, tratados como operadora

• Identificação e qualificação para o contrato: nome, CPF ou CNPJ, RG com órgão emissor, data de nascimento, nacionalidade, estado civil e profissão.
• Contato e endereço: e-mail, telefone, WhatsApp, endereço.
• Contrato e imóvel: imóvel, valores, datas, garantia, partes e reajustes.
• Financeiro: cobranças, pagamentos, repasses e a conta bancária ou chave Pix de quem recebe repasse.
• Documentos enviados, como RG, CNH, comprovante de renda e de endereço, guardados como arquivo para conferência pela equipe da imobiliária.
• Comunicação: mensagens de WhatsApp, e-mail e SMS trocadas pelo sistema, a transcrição dos áudios recebidos e o registro de autorização para contato.
• Assinatura eletrônica: endereço IP, navegador, horários, canal do código de confirmação e o resumo criptográfico (hash) dos documentos.
• Portal: e-mail de acesso e o registro das entradas.

Os dados chegam pela própria imobiliária (cadastro ou importação de planilha), pela própria pessoa (respostas no WhatsApp, link de envio de dados, portal) e pela instituição de pagamento (situação das cobranças). As bases legais são definidas pela imobiliária; em geral, execução do contrato de locação ou de administração, cumprimento de obrigação legal (como a DIMOB e a guarda fiscal), exercício regular de direitos e proteção do crédito (LGPD, art. 7º, II, V, VI e X).

Os dados de cartão de pagamento não passam pelo PortaChave: a instituição de pagamento os recebe diretamente.

6. Coleta pela própria pessoa e uso de inteligência artificial

Os dados de cadastro são pedidos à própria pessoa, por perguntas no WhatsApp ou pelo link de envio de dados. Os documentos que ela envia ficam guardados como arquivo, para a equipe da imobiliária conferir.

Nenhum documento, foto ou imagem é enviado a provedor de inteligência artificial, e o PortaChave não faz leitura automática de documentos.

A transcrição dos áudios recebidos pelo WhatsApp é feita no nosso próprio servidor, sem envio a terceiros.

O assistente com IA é opcional e só funciona se a imobiliária o contratar. Para responder uma mensagem, vão ao provedor de IA (Anthropic ou OpenAI) apenas o texto da conversa em andamento e os dados da ficha necessários à resposta (como o contrato e as cobranças em aberto). CPF e CNPJ vão mascarados e dados bancários completos nunca vão. Pelos termos comerciais desses provedores, os dados enviados pela API não são usados para treinar modelos.

O assistente se apresenta como assistente virtual, não toma decisões que afetem direitos da pessoa (como aprovar crédito, dar desconto ou dar baixa em pagamento) e passa a conversa para uma pessoa da equipe quando necessário. A pessoa pode pedir atendimento humano a qualquer momento.

7. Com quem compartilhamos (suboperadores e outros destinatários)

Só o necessário para prestar o serviço, com empresas que agem por nossa conta e sob contrato:

• Hospedagem do sistema e do banco de dados: Hébergement OVH Inc. (OVHcloud), em Beauharnois, Quebec, Canadá.
• Cópia de segurança: Cloudflare, Inc. (R2), com armazenamento restrito à União Europeia. A cópia é cifrada antes de sair do servidor, e o provedor não tem a chave.
• E-mail (avisos, códigos de acesso e de assinatura, faturas): Amazon Web Services (Amazon SES), na região de São Paulo.
• SMS (avisos e códigos, quando a imobiliária usa SMS): Zenvia, no Brasil.
• WhatsApp: Meta Platforms (WhatsApp), pelo número e pela conta da própria imobiliária.
• Recebimento online, repasses e nota fiscal de serviço: Asaas, instituição de pagamento autorizada pelo Banco Central, no Brasil. A PortaChave também cobra a própria assinatura pelo Asaas.
• Assistente com IA (opcional): Anthropic PBC ou OpenAI, nos Estados Unidos, só com o que descreve a seção 6. Se a imobiliária usar a própria chave do provedor, o contrato com ele é dela.
• Notificações no navegador (opcional, para a equipe): o serviço de entrega do navegador (Google, Apple ou Mozilla) transporta a mensagem cifrada, sem conseguir lê-la.

Consultas que não levam dado de nenhuma pessoa: o CEP vai à BrasilAPI ou ao ViaCEP para preencher o endereço, e os índices de reajuste vêm do Banco Central.

Também podemos fornecer dados a autoridades, quando a lei ou uma ordem judicial exigir. Arquivos como a DIMOB são gerados pelo sistema e entregues à Receita Federal pela própria imobiliária.

Mudanças nesta lista são avisadas às imobiliárias antes de valer, conforme o acordo de tratamento de dados.

8. Transferência internacional

Alguns destinatários da seção 7 guardam ou acessam dados fora do Brasil: a hospedagem, em Beauharnois, Quebec, Canadá; a cópia de segurança cifrada, na União Europeia; a Meta; os provedores de IA, se o assistente for contratado; e os serviços de notificação dos navegadores.

Só transferimos dados para fora do país com um dos mecanismos do art. 33 da LGPD, regulamentados pela Resolução CD/ANPD nº 19/2024: de preferência, país ou organismo reconhecido pela ANPD com proteção adequada (a União Europeia e o Espaço Econômico Europeu, pela Resolução ANPD nº 32/2026) ou as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD, firmadas com o destinatário; ou, quando cabível, outra hipótese do mesmo artigo. Quando a imobiliária contrata o serviço diretamente (a conta da Meta, a chave própria de IA), o mecanismo com esse fornecedor é responsabilidade dela.

Mais informações sobre cada transferência, inclusive a cópia das cláusulas aplicáveis, podem ser pedidas ao encarregado: privacidade@portachave.com.br.

9. Por quanto tempo guardamos

• Dados da conta e dos usuários: enquanto a conta existir e, depois do encerramento, pelo prazo dos termos de uso (seção 12).
• Registros de acesso: pelo menos 6 meses (Marco Civil da Internet, art. 15). A trilha de auditoria fica enquanto a conta existir, porque é a prova das operações feitas nela.
• Faturas e dados fiscais da assinatura: pelo prazo da legislação tributária, em regra 5 anos.
• Documentos de contrato que não chegou a ser assinado: apagados depois do prazo que a imobiliária configura (de 30 a 365 dias; padrão, 90).
• Comprovante de renda: apagado depois do prazo configurado, contado do início do contrato (de 30 a 365 dias; padrão, 90).
• Documentos de contrato encerrado: apagados depois do prazo configurado, contado do fim (de 5 a 20 anos; padrão, 5).
• Conteúdo das mensagens de WhatsApp: apagado depois do prazo configurado (padrão, 180 dias). As conversas de quem é parte de contrato ficam enquanto o contrato durar e até o fim do prazo de guarda dos documentos.
• Cópias de segurança: 35 dias, em rotação.

Quando o prazo vence, o arquivo é apagado e fica só o registro de que existiu e saiu no prazo. A pedido do titular, a imobiliária pode anonimizar uma pessoa antes disso, se não houver contrato em andamento, cobrança em aberto ou prazo legal de guarda (LGPD, art. 16).

10. Segurança

• Cada imobiliária enxerga só os próprios dados, com isolamento verificado também no banco de dados.
• Conexões cifradas (HTTPS), senhas guardadas de forma irreversível e sessões que expiram.
• Chaves de acesso a WhatsApp, IA e instituição de pagamento guardadas cifradas e nunca mostradas de volta.
• Cópias de segurança cifradas, com teste mensal de restauração.
• Acesso por papel na equipe, trilha de auditoria das ações e registros técnicos sem CPF, senha ou conteúdo de mensagens.
• A equipe da PortaChave não acessa a carteira das imobiliárias pelo painel de operação.

Nenhum sistema é infalível. Revemos as medidas sempre que o produto muda.

11. Incidentes de segurança

Se um incidente puder afetar dados da carteira, avisamos a imobiliária em até 48 horas depois de confirmá-lo, com o que se sabe até ali, e a ajudamos a avisar a ANPD e os titulares quando for o caso.

Nos dados em que somos controladora, se o incidente puder trazer risco ou dano relevante, comunicamos a ANPD e as pessoas afetadas no prazo da Resolução CD/ANPD nº 15/2024 (3 dias úteis). Todo incidente fica registrado por pelo menos 5 anos.

12. Seus direitos

Você pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação do que for desnecessário ou excessivo; portabilidade; eliminação do que foi tratado com seu consentimento; informação sobre com quem compartilhamos; informação sobre a possibilidade de não dar consentimento e o que acontece se não der; revogação do consentimento; oposição a tratamento irregular; e revisão de decisão tomada só por meio automatizado (LGPD, arts. 18 e 20). O atendimento é gratuito.

Se você é locatário, fiador ou proprietário, faça o pedido à sua imobiliária, que é quem decide sobre os seus dados; o PortaChave dá a ela as ferramentas para exportar, corrigir e anonimizar. Se o pedido chegar a nós, encaminhamos à imobiliária em até 2 dias úteis e avisamos você.

Se você usa a conta ou é cliente da PortaChave, escreva para privacidade@portachave.com.br. Confirmamos na hora o que for simples e respondemos por completo em até 15 dias (LGPD, art. 19). Podemos pedir uma confirmação de identidade antes de entregar dados.

Você também pode reclamar à Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), em gov.br/anpd.

13. Cookies e armazenamento no navegador

Usamos só o que é necessário para o sistema funcionar e para lembrar escolhas da tela. Não há cookies de publicidade nem de análise, e não há rastreadores de terceiros. As fontes do site são servidas pelo nosso próprio domínio.

• Cookie de sessão (painel, portal e operação): mantém você conectado e não pode ser lido por scripts. Expira em até 2 horas sem uso e, mesmo em uso, em até 12 horas no painel e 24 horas no portal.
• Cookie de proteção contra falsificação de requisição: impede que outro site faça ações em seu nome.
• Armazenamento local do navegador: menu recolhido, avisos dispensados, rascunho de contrato em edição e o caminho de volta entre telas. Fica só no seu aparelho; limpar os dados do navegador apaga.

Como esses itens são estritamente necessários, não pedimos consentimento para eles. Bloqueá-los no navegador impede o login.

14. Crianças, adolescentes e dados sensíveis

O PortaChave é feito para profissionais e não se destina a crianças e adolescentes, nem é de acesso provável por eles (Lei 15.211/2025). O sistema não pede dados sensíveis (como saúde, religião ou biometria) e não faz reconhecimento facial. Se a imobiliária precisar tratar dado de criança ou adolescente, ou dado sensível, deve fazê-lo no melhor interesse deles e com a base legal própria (LGPD, arts. 11 e 14).

15. Mudanças nesta política

Esta política pode mudar quando o produto ou a lei mudarem. Mudanças relevantes são avisadas na conta e por e-mail antes de valer, e cada versão tem data.